Plusieurs des champs se remplissent automatiquement, pour vous aider à sauver du temps et d'autres contiennent des automatisations et options. Voici ce que vous retrouverez dans chacune des sections:
1. Information
Statut de la facture: enregistre le dernier statut de la facture pour faciliter vos suivis.
Numéro de facture : généré lors de l'impression et de l'envoi de la facture.
Informations du contact client: insérées automatiquement et, au besoin, l'adresse d'intervention peut être modifiée
Date de facturation: doit contenir une date avant l'envoi pour que la transaction de vente apparaisse dans vos rapports
Terme: se copie automatiquement des paramètres et peut être modifié au besoin.
Date d'échéance: se copie automatiquement des paramètres et peut être modifié au besoin
Étiquettes. voir Gérer les étiquettes pour plus d'informations
Ressource: relie la facture à un employé (i.e. utile pour le calcul des commissions)
Ajouter champs personnalisé: pour capturer de l'information spécifique à vos opérations . Voir Personnaliser mes formulaires pour plus d'informations
Bouton "Actions": contient des options qui diffèrent à chaque statut de facture faciliter vos manipulations
NOTE:
Une facture ne ne devrait être supprimée qui si elle est à l'état brouillon (voir Comment supprimer une facture)
Lorsqu'un numéro de facture a été émis (tous les autres statuts sauf "Brouillon", nous vous suggérons de l'annuler (voir Annuler une facture)
2. Items
Pour l'ajout des produits et/ou services (créer votre catalogue de produits et services dans vos paramètres vous fera sauver du temps. Voir Paramètres liste de produits et services)
"Ajouter un produit ou service": ouvre la fenêtre de recherche pour sélectionner
"Nouveau produit sur facture seulement": pour créer un item pour une fois
"Gérer produits et services": pour créer un produit qui sera réutilisé
NOTE: Pour modifier un prix à un item déjà sélectionné sur une facture, simplement cliquer sus celui-ci et modifier le prix
3. Calendrier de paiement
Les calendriers de paiement permettent de céduler plusieurs versements (au besoin), établir les dates des paiements et/ou les méthodes de paiement. Le calendrier de paiement inscrit dans vos paramètres de factures sera automatiquement recopié sur chaque facture.
Pour le modifier sur une facture donnée, vous n'avez qu'à cliquer sur "Ajouter un paiement" et/ou cliquer sur chaque ligne de paiement pour compléter les informations dans la fenêtre, puis enregistrer (voir Comment créer vos calendriers de paiement pour vos factures pour vous aider au besoin):
Consultez le guide sur Comment créer vos calendriers de paiement pour vos factures pour plus d'informations
4. Pièces jointes
Vous avez 2 options:
Joindre un document: permettra de sélectionner parmi la liste des documents au préalablement sauvegardés dans l'onglet "Documents" du menu principal
Téléverser un ficher: permettra d'annexer un document/photo sauvegardé sur votre appareil
5. Notes
Permet d'ajouter ou éditer une note spécifique sur la facture destinée au client (pour automatiser la copie des notes sur chaque facture voir Remplir les Notes, termes et conditions)
6. Termes & conditions
Les Termes & Conditions d'une facture englobent les aspects légaux et opérationnels du contrat, détaillant les modalités de facturation ainsi que les règles régissant le fonctionnement de la transaction. Nous vous suggérons d'automatiser la copie des notes sur chaque facture en consultant Remplir les Notes, termes et conditions.
7. Historique
Cette section permet de retracer chaque activité reliée à la facture, avec un enregistrement de la date et l'heure, pour vous aider à valider l'historique des envois, lectures, paiements, etc.
8. Commentaires internes
Cette section permet de communiquer plus facilement entre employés et garde aussi la trace des notes avec la date et l'heure. Pour plus d'information sur comment les utiliser, voir Ajouter des notes internes à mes documents - Visite /bon de travail.