Les paramètres que vous définirez apparaîtront par défaut sur l'ensemble de vos soumissions pour vous sauver du temps.
Remplir les "Paramètres généraux des soumissions"
Modifier la durée au besoin
Les factures reliées à la soumission seront produites au moment de l'approbation
1er paiement sera dû à la date de l'approbation si activé
Les clients pourront choisir les items désirés sur votre soumission si activé
Nous avons illustré un exemple de système de numéros de soumission
Remplir "Vos informations sur la soumission"
Ajoutez les informations relatives à votre entreprise qui apparaîtront automatiquement dans l'en-tête de chacune de vos soumissions / contrats. Au fur et à mesure que vous saisissez les informations, vous pourrez voir comment elles apparaîtront sur une version PDF de vos devis (voir Aperçu à droite).
Numéro de licence ne s'applique que si votre ordre professionnel exige que votre numéro apparaisse sur vos documents d'ententes avec vos clients tels vos soumissions et factures.
Créer vos calendriers de Paiement
Cette section vous permet de créer les options d'échéancier de paiement par défaut (nombre d'acomptes, nombre de factures, mode de paiement, date, etc.).
Vous aurez toujours la possibilité de modifier les informations sur un devis donné, si nécessaire.
Plannit propose ces trois options :
1 seule facture avec 1 seul ou plusieurs paiements (y compris un acompte)
factures multiples pour gérer les contrats avec des services récurrents
plusieurs options de calendriers de paiement à choisir en fonction des modalités choisies par le clients
Description des champs du calendrier de paiements
Nombre de factures : possibilité de 1 ou multiples factures reliées à la soumission.
En cliquant sur une ligne de paiement, une fenêtre d'édition s'ouvre comme suit :
Les options de date sont :
Sur approbation : lorsque vous souhaitez que la facture soit automatiquement envoyée au client à l'approbation de la soumission..
lanifiée : lorsque vous souhaitez que la demande de paiement ou la facture soit automatiquement envoyée au client à cette date.
"À planifier : lorsque la date de paiement ne peut pas être déterminée à l'avance.
% : ajustera automatiquement le montant en $ pour ce paiement.
Modes de paiement : cliquer sur ceux que vous offrez.
NOTE : Les cartes de crédit et les prélèvements automatiques automatiseront vos paiements afin de vous faire gagner du temps et de les recevoir plus rapidement. Pour activer les paiements en ligne, il suffit d'aller dans Paramètres> Paiements.
Enregistrer
Ajouter un calendrier de paiement : si vous souhaitez offrir plusieurs options à vos clients.
Rabais : % ou montant si une option de calendrier est associée à un rabais.
Pour en savoir plus sur la manière de créer des calendriers de paiement pour vos scénarios spécifiques, voir Créer les calendriers de paiement pour vos soumissions.
Remplir les Notes, termes et conditions
Les notes de soumission sont recommandées pour personnaliser votre expérience client (voir texte dans l'exemple ci-bas). Cliquer sur la boîte de texte pour éditer (voir image).
Cliquez dans la zone de texte et saisissez votre texte ;
Cliquez sur le ☑️ crochet pour sauvegarder ;
Activez le bouton si vous souhaitez que cette même note soit copiée dans la section Notes de chacune de vos factures.
Les termes et conditions détaillent les termes de l'entente entre vous et votre client. Pour ajouter ou modifier le texte pour vos termes et conditions, procéder de la même façon que ci-haut.
Trucs et astuces
Si vous avez un long texte déjà écrit pour vos notes et/ou termes et conditions (tels pour des contrats), nous vous recommandons les étapes suivantes afin de respecter le format du texte source/original dans Plannit:
Ouvrir le document source contenant le texte ;
Convertir le texte en HTML sous le type Page web (*.htm, *.html) comme dans l'exemple ci-bas avec Word (il est possible d'éditer ce texte au besoin) ;
Copier ce texte dans Plannit.
Si toutefois cette manipulation ne donne pas le résultat escompté du point de vue du formatage mais que vous ne voulez pas réécrire chacune des clauses dans Plannit, vous pouvez aussi:
Copier / coller le texte en Word dans Bloc Note (ou autre application de texte sans format) ;
Copier ensuite le texte sans format dans la sections de termes et conditions de Plannit ;
Éditer le format directement dans la section.
Programmer les paramètres de l'automatisation (forfaits Pro et Premium)
Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer automatiquement jusqu'à 2 rappels à vos clients qui n'ont pas encore accepté votre soumission.
Pour activer les options (activer le bouton vers la droite) :
Pour déclencher des rappels automatiques, cochez l'option Déclenchement automatique des événements et définissez les rappels souhaités en les sélectionnant et en indiquant le nombre de jours désiré pour vos rappels :
Lorsque cette option est activée, vos clients recevront automatiquement des rappels pour les devis non approuvés, sans qu'aucun suivi ne soit nécessaire de votre part.