Plusieurs des champs se remplissent automatiquement, pour vous aider à sauver du temps. D'autres offre des options pour automatiser ou faciliter votre gestion. Nous avons détaillé les définitions par section pour vous repérer facilement:
1. Information:
Statut de la soumission: Enregistre le dernier statut de la soumission pour faciliter vos suivis.
Numéro de soumission : généré lors de l'impression et de l'envoi de la soumission.
Informations du contact client: celles-ci sont insérées automatiquement et, au besoin, l'adresse d'intervention peut être modifiée
Date de soumission: Celle-ci est automatiquement mise-à-jour lors de l'envoi
Terme: se copie automatiquement des paramètres et peut être modifié au besoin.
Date d'échéance: se copie automatiquement des paramètres et peut être modifiée au besoin.
Étiquettes. voir Gérer les étiquettes pour plus d'informations
Ressource: relie la soumission à un employé (i.e. utile pour le suivi des ventes)
Ajouter champs personnalisé: pour capturer de l'information spécifique à vos opérations . Voir Personnaliser mes formulaires au besoin
Bouton "Actions": contient des options qui diffèrent à chaque statut de la soumission pour accélérer vos manipulations
2. Items
Pour l'ajout des produits et/ou services (créer votre catalogue de produits et services dans vos paramètres vous fera sauver du temps. Voir Paramètres liste de produits et services)
"Ajouter un produit ou service": ouvre la fenêtre de recherche pour sélectionner
"Nouveau produit sur facture seulement": pour créer un item pour une fois
"Gérer produits et services": pour créer un produit qui sera réutilisé
NOTE: Pour modifier un prix à un item déjà sélectionné sur une soumission, simplement cliquer sur celui-ci et modifier le prix
3. Calendrier de paiement
Les calendriers de paiement permettent de relier la soumission à plusieurs factures et/ou 1 facture avec plusieurs versements, au besoin. Le calendriers de paiement inscrit dans vos paramètres sera automatiquement recopié sur chaque soumission mais vous pouvez toujours le modifier sur une soumission donnée au besoin. Voir Exemples de calendriers de paiements pour vos soumissions)
4. Pièces jointes
Vous avez 2 options:
Joindre un document: permettra de sélectionner parmi la liste des documents au préalablement sauvegardés dans l'onglet "Documents" du menu principal
Téléverser un ficher: permettra d'annexer un document/photo sauvegardé sur votre appareil
5. Notes
Permet d'ajouter ou éditer une note spécifique sur la soumission (pour automatiser la copie des notes sur chaque facture voir Remplir les Notes, termes et condition
6. Termes & conditions
Les Termes & Conditions d'une facture englobent les aspects légaux et opérationnels du contrat, détaillant les modalités de facturation ainsi que les règles régissant le fonctionnement de la transaction. Nous vous suggérons d'automatiser la copie des notes sur chaque facture en consultant Remplir les Notes, termes et conditions.
7. Historique
Cette section permet de retracer chaque activité reliée à la facture, avec un enregistrement de la date et l'heure, pour vous aider à valider l'historique des envois, lectures, paiements, etc.
8. Commentaires internes
Cette section permet de communiquer plus facilement entre employés et garde aussi la trace des notes avec la date et l'heure. Pour plus d'information sur comment les utiliser, voir Ajouter des notes internes à mes documents - Visite /bon de travail.