Dans Plannit, l'organisation de vos demandes de service/travaux se fait via l'espace job. Chaque job est un dossier relié à 1 demande d'un client, dans lequel peuvent se retrouver multiples documents: soumission, factures, bons de travail / visites, etc.
Voici comment utiliser la "job" pour faciliter votre organisation et centraliser toute votre information. Nous vous suggérons de créer une "job" associée à chaque nouvelle demande de client et ce, dès la réception de celle-ci.
À partir de votre tableau de bord, ouvrez votre dossier "JOB" soit en cliquant sur votre demande Web (si vous avez fait l'intégration web de Plannit) ou en cliquant sur le bouton "+JOB" si la demande est reçue par téléphone ou courriel:
Par la suite, remplir les informations importantes pour la gestion du dossier (si approprié à vos opérations) sur votre "Espace job". Pour chaque demande, vous pourrez remplir/modifier les champs suivants au besoin:
Dossier: # généré automatiquement lors la création de la JOB*
Client: Les infos du contact (voir Créer des contacts / Clients pour plus de détails).
Les statistiques de revenus, montants en attente et cumul des heures travaillées
Statut: pour gérer l'évolution des étapes
Source: D'ou provient votre demande (application, Web, FB, etc.)
Titre: pour nommer la job (utilise par défaut le nom du client)
Description: descriptif général des travaux.
Ressource: Employé attitré à cette job (i.e. chef de projet, technicien, etc.)
Pièces jointes: par exemple plans, croquis, feuilles de route, instructions que vos employés sont appelés à consulter
Modules complémentaires: ajout d'étiquettes pour faciliter vos tris (au besoin) ou des champs personnalisés pour capturer des informations importantes. Pour plus de détails voir les guides : Utiliser les étiquettes et Personnaliser les champs sur mes formulaires
Messagerie client: Communiquer directement avec votre client en 1 clic. Voir Comment utiliser la messagerie client de Plannit
Les icônes vous aident à créer puis visualiser tous les dossiers reliés à cette job i.e la soumission, les visites avec le détail des feuilles de temps, les factures, etc.)
Horaire de visite: vous permet d'ajouter des visites ou de voir toutes les visites associées à cette job. Pour plus de détail voir le guide: Comment créer une visite / un bon de travail
Commentaires internes: pour mettre des notes privées ou "tagger" un employé spécifique. Voir le guide: Rendre les notes de visites visibles par plusieurs employés
Note
Les numéros de dossier se créent dès que vous créez une job avec +JOB" ou que vous créez la première action sur cette demande (i.e. création d'une visite, d'une soumission, d'une facture).
Le repère visuel qui indique la création d'un dossier job est dans le coin gauche.
Une fois le dossier "job" créé, vous n'avez qu'à naviguer en utilisant les icônes situés en haut à droite dans l'espace job pour ajouter des activités ou documents reliés à la job. Les activités planifiées ou celles qui ont eu lieu seront toutes visibles et organisées pour centraliser l'information et en faciliter la gestion.
