Plannit assigne automatiquement un dossier "job" à chacune de vos demandes clients. Une fois la demande créée, vous n'avez qu'à vous référer au dossier job pour y attacher vos documents, incluant vos factures, de façon à centraliser le tout dans le bon dossier. Pour en savoir plus sur le dossier job, voir Comment organiser vos "jobs".
Voici 4 trucs pour relier vos factures au bon dossier, en fonction de vos opérations:
Relier une facture à la soumission
Si vous n'avez pas opté pour l'option de générer vos factures automatiquement à l'approbation de la soumission, vous n'avez qu'à ouvrir la soumission et cliquer sur l'icône "Factures" dans l'espace job pour y associer un facture:
Si applicable, il est fortement recommandé d'automatiser la production de vos factures au moment de l'approbation de la soumission. Celles-ci ne s'enverront qu'à la date de votre choix, mais vous sauverez un temps considérable en éliminant des étapes de paperasse. Pour activer l'automatisation de la génération des factures à partir de la soumission, voir Paramètres de soumission.
Relier une facture au bon de travail
Si vos techniciens facturent après la job, ils peuvent tout simplement cliquer sur "Ajouter une facture" à partir du bon de travail. Ils auront alors 2 options:
Créer une facture en quelques clics (voir Créer une facture) et l'envoyer
Sélectionner une facture créée au préalable pour l'attacher au bon de travail /visite, et l'envoyer (si vous avez activé l'automatisation pour la génération des factures, voir Paramètres de soumission)
Ils pourront aussi prendre le paiement manuellement, en face du client, au besoin (voir Comment payer une facture manuellement)
Relier une facture au projet / job
Pour les travaux échelonnés sur plusieurs étapes avec multiples factures, vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône "Factures" à partir de l'espace job relié au projet pour ajouter une facture:
Si applicable, il est fortement recommandé d'automatiser la production de vos factures au moment de l'approbation de la soumission. Celles-ci ne s'enverront qu'à la date de votre choix, mais vous sauverez un temps considérable en éliminant des étapes de paperasse. Pour activer l'automatisation de la génération des factures à partir de la soumission, voir Paramètres de soumission.
Relier une facture à un client au moment de la création de celui-ci
Si la première étape de votre processus est d'envoyer une facture au client, vous pouvez aussi créer la demande par l'onglet contact, en cliquant sur l'icône "Factures"
à partir de l'espace Client du contact.
Ceci créera automatiquement un dossier "job" auquel vous pourrez par la suite aller attacher les autres activités (telles visites, factures subséquentes, etc.)