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Paramètres de factures
Paramètres de factures

Personnaliser vos réglages d'automatisations, termes et conditions et calendriers de paiements pour sauver du temps.

Brigitte Chouinard avatar
Écrit par Brigitte Chouinard
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Les paramètres que vous définirez apparaîtront par défaut sur l'ensemble de vos factures pour vous sauver du temps.

Remplir les Paramètres des factures

  1. Validez les paramètres généraux

    1. Devise et terme de paiement (modifier avec la flèche)

  2. Démarrer votre séquence de numéro de facture selon vos besoins

    1. Préfixe: pour distinguer des factures provenant d'un autre système et/ou pour distinguer une année fiscale, etc. (si applicable)

    2. Suffixe: pour les mêmes raisons que ci-haut (si applicable)

    3. La longueur de la série de numéro (maximum 5 chiffres)

    4. Le début de votre série quand vous êtes prêt à démarrer

  3. Ajouter les taxes pour qu'elles apparaissent automatiquement sur vos factures

    1. Cliquez sur Ajouter un groupe de taxe

    2. Complétez l'information tel que ci-bas pour le Québec

    3. Enregistrez et répétez si vous opérez dans plus d'une province

Remplir Vos informations sur la facture

Ajoutez les informations relatives à votre entreprise qui apparaîtront automatiquement dans l'entête de chacune de vos factures (Voir l'Aperçu en haut à droite).

Note

Numéro de licence ne s'applique que si votre ordre professionnel exige que votre numéro apparaisse sur vos documents d'ententes avec vos clients tels vos soumissions et factures.

Créer vos calendriers de Paiement

Les calendriers de paiements créés dans vos paramètre apparaîtront sur toutes vos factures pour vous sauver du temps. Vous pourrez toujours les modifier sur une facture donnée au besoin. Les calendriers de paiement sont adaptés à tous les scénarios de factures:

  • 1 facture avec 1 seul paiement

  • 1 facture avec 1 dépôt et 1 paiement à la fin des travaux

  • 1 factures avec paiements multiples

Voici l'explication des champs des calendriers de paiement:

  1. Nombre de paiements relié à la facture

  2. La ligne de chaque paiement ouvre une fenêtre pour éditer

  3. La date du paiement peut être:

    1. À la date de facturation: lorsque dû sur réception

    2. Planifié: lorsque dû à une date spécifique du calendrier

    3. À planifier: lorsque la date ne peut pas être déterminée à l'avance

  4. Pourcentage de chaque paiement/versement

  5. Les modes de paiements offerts
    ​Note: Cartes de crédit et prélèvement bancaires sont offerts par la plateforme de paiement en ligne Plannit Pay.

  6. Sauvegarde

Pour en savoir plus sur la manière de créer des calendriers de paiement correspondant à vos scénarios, voir Créer les calendriers de paiement pour vos factures.

Remplir les Notes, termes et conditions

Les notes aident à personnaliser votre expérience client (voir texte dans l'exemple ci-bas) tandis que les termes et conditions détaillent la base de l'entente entre vous et votre client.

Pour ajouter ou modifier une note ou des termes et conditions sur une facture, cliquez dans la boîte de texte pour éditer et sur le crochet pour sauvegarder;

Note

Si vous avez un long texte déjà écrit pour vos notes et/ou termes et conditions (tels pour des contrats), nous vous recommandons les étapes suivantes afin de respecter le format du texte source/original dans Plannit:

  1. Ouvrir le document source contenant le texte de clauses

  2. Convertir le texte en HTML sous le type "Page web (*.htm, *.html)" comme dans l'exemple ci-bas avec Word (il est possible d'éditer le texte en HTML pour l'ajuster au besoin)

  3. Copier ce texte dans Plannit

Si toutefois cette manipulation ne donne pas le résultat escompté du point de vue du formatage mais que vous ne voulez pas réécrire chacune des clauses dans Plannit, vous pouvez aussi:

  1. Copier/coller le texte en Word dans Bloc Note (ou autre application de texte sans format)

  2. Copier ensuite le texte sans format dans la sections de termes et conditions de Plannit

  3. Éditer le format directement dans la section.

Programmer les paramètres de l'automatisation (forfaits Pro et Premium)

Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer automatiquement jusqu'à 2 rappels à vos clients qui n'ont pas encore payé votre facture.

Pour activer les options, cliquez sur le bouton.

Cliquez sur le bouton "Déclenchement automatique des événements" puis:

  1. Inscrivez le nombre de jours pour l'envoi du premier rappel

  2. Inscrivez le nombre de jours pour l'envoi du deuxième rappel

  3. Inscrivez le nombre de jour pour l'envoi du rappel aux employés

Note

Seuls les employés auxquels vous aurez activé la notification pour les retards de paiements la recevront. Pour l'activer, voir Paramètres / Utilisateurs /  Notifications / Paiement en retard

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