Ce guide décrit comment créer facilement et rapidement des visites récurrentes à la même adresse d'intervention, pour que celles-ci soient inscrites à votre agenda en lot.
Cette fonctionnalité est recommandée si une ou l'autres des situations s'applique à vos opérations:
Contrats d’entretien/interventions à visites régulières (i.e. semaine, mois, etc.)
Interventions qui requièrent une ou plusieurs visites de suivi après la visite initiale
Projets échelonnés sur plusieurs jours
Informations dans votre bon de travail qui doivent se répéter visite après visite.
Voici ce que nous verrons:
Étape 1 : Validation de l’information de la visite/bon de travail initial
Accéder la visite que vous voulez répéter et, avant de générer la récurrence, assurez-vous que la visite soit complétée avec:
Une “Date journalière” avec une heure spécifique doit être sélectionnée avant de créer votre récurrence ("Dans la semaine" ou "AM","PM" dans vos choix créera des problèmes avec la récurrence).
Commentaires publics à jour (si vous en avez besoin pour votre prochaine visite)
Facture attachée (si vous voulez relier chaque facture à vos prochaines visites)
Info des zones, stations et tâches à jour (si requise pour votre prochaine visite)
Étape 2 : Régler les informations de la récurrence pour la création des visites
À la section du calendrier de la visite, sous la case “Date Prévue”, cliquez sur “Répéter la visite” pour ouvrir la fenêtre de récurrence'. Les informations à remplir sont expliquées dans le tableau suivant et le visuel est représenté dessous celui-ci:
“Répéter tou(te)s les”: Le nombre de répétitions associées à cette visite (i.e. à toutes les 2) et la fréquence de la répétition i.e. jours, semaines, mois ou années
“Chaque”: La journée de la semaine et/ou la semaine du mois pour cette récurrence
“Date de première visite”: La date à laquelle vous souhaitez que votre prochaine visite soit exécutée
“Se termine” offre les options suivantes:
“Après”: pour arrêter après un nombre spécifique de visites (i.e. après 12 visites mensuelles pour un contrat renouvelable à chaque année, après 3 traitements de suivis, etc.)
“Le”: à la date spécifique de la dernière visite (i.e. lors de la date approximative d’un renouvellement de contrat annuel, etc.)
“Jamais”: dans les rares cas où une entente client serait à perpétuité, sans contrat qui y est attaché
5. Les dates qui correspondent à vos choix apparaîtront dans la grille en gris pour votre validation.
6. Générer les visites automatiquement: entrer le nombre de jours, à l'avance de la visite, pour accéder au détail du bon de travail dans l'agenda sans intervention de votre part
NOTE S’il est important de copier l’information d’une visite à l’autre, nous vous recommandons d’ajuster le nombre comme suit, afin d’éviter la perte d’information d’une visite à l’autre:
Si votre récurrence est à la semaine, génération automatique à 2 jours
Si votre récurrence est mensuelle, génération automatique entre 10 ou 15 jours
7. Dupliquer les composantes de la visite d'origine: cocher les éléments de votre dernière visite terminée (zones, tâches, stations et produits chimique, facture associée) que vous voulez copier sur la prochaine visite sans intervention de votre part.
8. Enregistrer votre récurrence.
Comment faire des récurrences au 2 ou 3 mois ou semaine :
Voici comment faire des récurrences si vous avez des contrats dont les visites ne se suivent pas. Par exemple : trimestriel, aux 2 mois ou aux 3 semaines:
NOTE: Voici 2 règles de base à respecter pour ce type de récurrence
La récurrence doit toujours être la même. Elle ne peut pas commencer aux deux mois et ensuite changer pour 3 mois (ceci nécessiterait 2 récurrences distinguées)
Si elle est au mois, vous devez utiliser"chaque jour du mois" et non "chaque jour de la 1ie/2e/3e ou 4e semaine pour que la récurrence fonctionne.
i.e. Le contrat stipule une récurrence 3 fois par année comme suit :
1) 1 visite la dernière de mai
2) 1 visite la dernière de juillet
3) 1 visite la dernière de septembre
Comment faire le suivi de vos récurrences:
1. Les visites apparaîtront dans l’espace job relié à la visite d’origine: de bas en haut vous pourrez voir:
Les visites terminées
Les visites générées et à exécuter
Les visites non générées
Les visites créer qui appartiennent à une récurrence apparaîtront dans votre grille de visite avec l’icône de récurrence suivante:
Les visites non générées apparaitrons dans votre agenda en grises avec l'iône de récurrence devant,
2. Voici comment analyser les copies qui ce sont fait dans votre "3. historique" en bas de votre visite.
Copie d'une autre visite: La date et l'heure à laquelle cette visite à été créer et copié de la dernière(passée) visite.
Copie vers d'autres visites: La date et l'heure que cette visite c'est copié sur la prochaine (future) à faire.
TRUC: Si vous voyez les mauvaises notes sur votre bon de travail, veuillez vérifier dans l'historique afin de voir quand est-ce qu'elle s'est générée et surtout si elle ne s'est pas généré avant que la dernière soit terminée. Si tel est le cas, changer votre auto génération pour vous laissez le temps de terminé vos visites avant qu'elles se génèrent.
3. Comment modifier une récurrence.
Allez dans votre liste de visite
Cliquez sur les 3 points à côté de l'icône de récurrence
Générer la visite: sert à généré la visite pour qu'elle se créer manuellement sur le clic. (je suggère de faire le point b. avant de générer la visite)
Ouvrir la plus récente visite: sert à visualiser la visite la plus récente afin de voir les infos qui ci retrouvent
Supprimer cet événement: sert à supprimer seulement cette visite non généré, sans toucher aux autres visites non générées de la récurrence.
Modifier la récurrence: ceci vous permet de modifier les dates et horaire de la récurrence complète sans la supprimer. Notez que cela ne changera aucune visites déjà créées, qu'elles soient terminée ou non débutée.
Supprimer la récurrence: sert a supprimer la récurrence au complet, laissant seulement les visites créées et générées, qu'elles soient terminée ou non débutée.
