Les Réservations en ligne de Plannit sont un excellent moyen de gagner du temps en permettant à vos clients de réserver leurs rendez-vous facilement à partir de votre site web. Pas besoin de vous contacter directement - c'est facile et rapide à configurer, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur d'autres tâches importantes.
Voici les étapes à suivre pour la configuration:
Installer l'assistant virtuel de Plannit sur votre site
Pour cette étape, vous n'avez qu'à nous faire la demande via le chat de Plannit ou à [email protected]o ou, si vous avez vous-même créé votre site web, voici les étapes d'installation de nos widgets sur votre site et il faudrait sélectionner le widget de l'assistant virtuel au bas de la page.
Choisir les services que vous voulez rendre disponibles en ligne
Pour que les services soient disponibles pour la réservation en ligne, vous devez au préalable les avoir rendus visibles sur votre site web. Voici comment faire:
Dans Paramètres<Services, créer et/ou ouvrir chacun des services que vous voulez mettre disponibles et désactiver le bouton "Exclure le service via le web".
Ceci le rendra visible en ligne pour vos clients.
Définir les règles de réservation pour les services sélectionnés:
Vous pouvez personnaliser les règles de réservation pour chaque service sélectionné. Voici comment, à partir de Paramètres<Réservation en ligne:
Cochez les services de la liste que vous souhaitez rendre disponibles pour les réservations en ligne. Ceux-ci apparaîtront alors au bas de la page afin que vous puissiez les cliquer pour personnaliser les règles de réservation.
Pour chaque service que vous souhaitez rendre disponible, cliquez sur le nom du service pour ouvrir les options à compléter:
Ressource(s) associé(es) au service: Cochez la(les) ressource(s)/employé(es) dont les calendriers seront disponibles pour ce service.
Intervalle de réservation: correspond à la fréquence à laquelle les clients pourront faire une réservation i.e. à toutes les 15 minutes, aux demi-heures, etc.
Durée: correspond au temps moyen pour effectuer ce service, de façon réaliste.
Délai entre les visites: vous permet d'allouer un temps moyen de déplacement et/ou couvrir pour les imprévus
Délai maximum pour la réservation: est le nombre de semaines d'avance disponible pour l'accès à vos calendriers (i.e: vous voulez que les clients puissent voir votre calendrier pour les 2 prochaines semaines ou pour le mois qui vient, etc.)
Le délai minimum de réservation: est le nombre d'heures/jours de préavis minimum pour réserver dans votre calendrier afin de ne pas manquer de RDV (i.e. 1 jour de préavis pour assurer de la disponibilité des ressources, etc.)
Vous devrez répéter ces étapes pour chaque service que vous avez coché sur la liste
Configurer l'horaire de vos employées:
La configuration de l'horaire vous permet de choisir quand l'employé est disponible pour offrir chacun des services. Plannit vous permet de personnaliser selon vos besoins opérationnels (i.e. les clients ne pourront choisir que parmi les plages disponibles dans les disponibilités assignées et celles non-réservées par d'autres clients).
Aller dans Paramètres,
Cliquer sur Utilisateurs
Sélectionner l'utilisateur ( employé )
Cliquer sur Disponibilité pour configurer l'horaire comme suit:
L’horaire régulier permet de déterminer les disponibilités hebdomadaires pour l'employé:
Cliquer sur + Ajouter des disponibilités, et sélectionner le jour de la semaine et les heures disponibles. Répétez les étapes pour ajouter tous les jours de la semaine.
Pour supprimer un horaire, cliquez sur la poubelle.
L'horaire pour une période spécifique permet de créer des horaires spécifiques à certaines période de l'année. Vous n'avez qu'à:
Sélectionner Pour une période spécifique
Ajouter la date de début et de fin de la période
Ajouter les plages de disponibilité.
L'horaire de vacances s'ajuste comme suit, à partir des paramètres:
Cliquer sur "Réservations en ligne".
Décocher la ressource dans chaque service auquel elle est assignée
Vous n'aurez qu'à recocher au même endroit au retour de vacances.
NOTE: Vous devrez rafraîchir la page après avoir fait des ajouts/modifications aux paramètres pour mettre à jour votre compte.
Tester l'expérience offerte à vos clients
Une fois la réservation en ligne installée, les clients verront ceci sur votre assistant virtuel et ils pourront sélectionner une plage parmi celles qui sont disponibles:
Une fois qu'ils auront confirmé la réservation, le RDV sera inscrit automatiquement à l'agenda d'un des employés disponible assigné à ce service.
