Employé administrateur
Il est primordial d’utiliser une adresse électronique d'affaires et non une adresse courriel personnelle pour le ou les comptes administrateur afin d’éviter des pertes d’accès à votre compte.
Créer une ressource de type employé
Étape 1 : Créer la ressource
Allez dans les Paramètres de Plannit
Sélectionnez l'onglet Ressources
Cliquez sur +
Sélectionner le type de ressource Employé
Entrez le Prénom et Nom de la nouvelle ressource et cliquez sur Enregistrer
Définissez maintenant les détails du profil.
Photo (facultative) : Cette photo s'affiche un peu partout dans Plannit pour vous aider à repérer rapidement cette ressource.
Status : Vous pouvez inactiver une ressource au besoin, voir Inactiver ou supprimer une ressource
Code (facultatif) : Le code représente un numéro de permis, ou autres, à afficher sur les documents.
Il est également utilisé dans le Registre d'utilisation de pesticides pour ceux ayant besoin de ce rapport.
Couleur (facultative) : Utilisé à plusieurs endroits dans Plannit, en autre dans l'Agenda, pour vous aider à catégoriser vos ressources selon vos besoins.
Vous pourriez par exemple dire que les "rouge" sont vos électriciens apprentis, les "bleu" vos électriciens compagnons et les "vert" vos électriciens maîtres pour vous faciliter la planification.
Taux horaire (facultatif) : Ce taux horaire permet de calculer vos dépenses de main-d'œuvre, sur chacune des jobs où il y a des feuilles de temps ajoutées.
Note
À ce stade, vous avez créé une ressource qui peut être utilisée dans Plannit pour être assignée comme ressource. Ce type d'employé ne peut pas se connecter à Plannit, mais il peut être utile dans la gestion de vos opérations, par exemple si vous faites affaire avec un contractant extérieur qui doit effectuer le travail. Vous pouvez ainsi suivre l’assignation des ressources pour une job, générer des visites, générer des feuilles de temps, etc.
Étape 2 : Inviter la ressource à se connecter à Plannit
Si vous désirez que cette ressource puisse se connecter à Plannit, vous devez l'inviter à joindre votre entreprise.
Ouvrir le détail de la ressource et cliquer sur + Envoyer une invitation
Entrez l'adresse Courriel et cliquez sur Enregistrer. Un courriel sera automatiquement envoyé.
Étape 3 : Accepter l'invitation
Votre employé devrait recevoir par courriel, dans les minutes suivantes, une invitation pour activer son compte. Voici un exemple de ce qu'il va recevoir :
Il pourra créer son mot de passe personnel et cliquer sur S'enregistrer
❗ Si votre employé est redirigé vers la page de connexion de Plannit, c’est qu’il a déjà créé son compte par le passé! Il peut donc utiliser son mot de passe, ou le réinitialiser.
Étape 4 : Définir les autorisations d'accès
L'invitation doit avoir été acceptée pour pouvoir poursuivre cette étape.
Les rôles
Les rôles sont des ensembles de droits prédéfinis par Plannit. Commencez par sélectionner le rôle de l'employé parmi les options suivantes.
Administrateur : utilisateur ayant accès à tous les paramètres de gestion
Gestionnaire : utilisateur avec autorisations restreintes à son niveau de gestion
Employé : utilisateur avec restrictions reliées à son rôle
Les autorisations
Une fois le rôle défini, vous pouvez personnaliser les autorisations que vous voulez donner, peu importe le rôle choisi.
💡 Lorsque vous modifiez une autorisation, une bande vous indique que des droits personnalisés ont été définis.
Les droits personnalisés qui ne font pas partie du rôle sont facilement identifiables par leur nom en "itallique".
Sélectionnez les autorisations désirées parmi la liste suivante, en cliquant sur le bouton pour l’activer ou la désactiver :
Job
Voir toutes les jobs
ℹ️ Si désactivé, l'utilisateur ne verra que les jobs dont il est responsable.Créer des jobs
Voir les profits
Visites
Voir toutes les visites
ℹ️ Si désactivé, l'utilisateur ne verra que les visites qui lui sont assignées.Créer des visites
Voir les prix des items du bon de commande
Routes
Supprimer des routes
Modifier des routes
Contacts
Afficher l'onglet Contacts
Créer des contacts
Messages
Voir les messages des clients
Envoyer des messages aux clients
Assistant virtuel et Messagerie vocale
Soumissions
Afficher l'onglet Soumissions
Voir toutes les soumissions
ℹ️ Si désactivé, l'utilisateur ne verra que les soumissions dont il est responsable.Créer des soumissions
Voir la soumission associée à la job
Voir les soumissions dans la discussion
Factures
Afficher l'onglet Factures
Voir toutes les factures
ℹ️ Si désactivé, l'utilisateur ne verra que les factures dont il est responsable.Créer des factures
Voir la facture associée à la visite
Voir les factures dans la discussion
Transactions
Afficher l'onglet des Transactions
Rapports
Afficher l'onglet des Rapports
Paramètres
Afficher l'onglet des Paramètres
Note
Seuls les administrateurs peuvent promouvoir, modifier et supprimer d'autres administrateurs.
Les permissions peuvent prendre jusqu'à 30 minutes avant d'être appliquées aux utilisateurs déjà connectés.
Étape 5 : Définir les notifications
Les notifications permettent aux utilisateurs d’être avisés lorsque les activités ci-bas se produisent dans Plannit. Trois types de notification sont possibles : Courriel, Texto et Notification dans l'application Plannit, communément appelés "la cloche" 🔔 .
Vous pouvez les activer et désactiver en cliquant sur le bouton.
Courriels
Nouveau message d'un client
Nouvelle job
Textos
Nouvelle job
Notifications
Nouveau message d'un client
Nouvelle job
Paiement reçu
Facture payée
Paiement en retard
Soumission acceptée
Soumission refusée
Avis
Réservation en ligne
Note
Pour qu'un utilisateur puisse recevoir des notifications sur son mobile ou tablette, il doit avoir autorisé l'application Plannit à envoyer des notifications.
Par défaut, aucune application n'a cette autorisation, vous devez donc l'accepter lorsque l'application vous le demande ou changer les paramètres.
Inactiver ou supprimer une ressource
Dois-je supprimer ou rendre inactif un utilisateur?
Nous vous invitons à lire cet article : Supprimer ou rendre inactif un utilisateur, quelle est la meilleure option?
Avant de rendre une ressource inactive ou de la supprimer, prenez soin d’identifier et de réassigner les documents qui lui sont actuellement assignés afin de ne pas compromettre la prestation de service que vous devez assurer. Par exemple, les visites prévues dans les jours à venir doivent être réassignées à un autre ressource pour éviter tout oubli.
Pour réassigner les visites :
Filtrez une liste de visites assignées à la ressource que vous souhaitez rendre inactive ou supprimer.
Sélectionnez toutes les visites, puis dans la bande orange, retirer la ressource et en assigner une ou des nouvelles.
Pour inactiver une ressource :
Dans les Paramètres de Plannit sous la section Ressources, cliquez sur le nom de la ressource dans la liste d'employés.
Dans l'onglet Profil de cette ressource, changer le Statut pour Inactif.
Dès que l'application Plannit sera rafraîchie, l'utilisateur sera éjecté de l'application.
Pour supprimer une ressource :
Dans les Paramètres de Plannit sous la section Ressources, repérer la ressource dans la liste d'employés.
Cliquez maintenant sur l'icone de Corbeille et confirmez la suppression.
Dès que l'application Plannit sera rafraîchie, l'utilisateur sera éjecté de l'application.