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Renouvellements de soumissions en masse
Renouvellements de soumissions en masse

Préparer des renouvellements de contrats annuels/saisonniers pour sauver 90% du temps et les faire approuver 90% plus rapidement

Brigitte Chouinard avatar
Écrit par Brigitte Chouinard
Mis à jour cette semaine

Vous pouvez accélérer la préparation et le cycle d'approbation de vos soumissions avec la fonctionnalité de renouvellement de contrats de masses. Dans ce guide il sera question de :

  • La préparation avant les renouvellements

  • Les étapes de comment faire les renouvellements

  • Comment les envoyer en lot pour sauver du temps

Préparation pour vos renouvellements

La préparation inclut la validation/ajout d'information dans 3 sections des paramètres et dans la grille de soumission :

Paramètres de soumission

Lors du renouvellement, les éléments présentés dans vos soumission seront copiés de vos paramètres par défaut. Il est donc nécessaire de valider/modifier les informations dans les sections suivantes :

  • Préfixe suggéré : Pour favoriser la recherche en prévision de l'année suivante, il est recommandé de changer le préfixe du numéro de soumission. Voir exemple suivant :

Trucs et astuces

Si vous avez certains clients qui reçoivent leur renouvellement par la poste, vous pouvez ajuster une ligne pour une signature manuscrite pour l'approbation dans la section Notes, termes et conditions.

En voici un exemple :

Note

Seuls les changements que vous effectuerez sur le # de soumission, les notes et les termes de conditions avant d’exécuter vos renouvellements seront appliqués sur ceux-ci. Les autres changements tels que la date de la soumission, l'échéance, etc. ainsi que les augmentations se feront durant le renouvellement.

Paramètres des produits et services

  • Valider que chacun des items de soumission à renouveler se trouve dans votre présent catalogue de produits et services, car il pourrait avoir été supprimé ou changé de nom.

Trucs et astuces

Pour faciliter la création de vos routes, nous vous suggérons de créer de nouveaux items "datés" pour vos renouvellements. Par exemple :

  • Contrat déneigement 2024

  • Contrat de fertilisation été 2024

  • Etc.

Note

Si vous êtes connecté à un système comptable, veuillez vous assurez de remplir les champs des compte GL (pour Acomba et Sage 50) ou de sélectionner la "Référence item comptabilité" pour Quickbooks pour chaque item nouvellement créé.

Paramètres d'étiquettes

Les étiquettes serviront à filtrer vos catégories de soumissions à renouveler pour les renouveler en bloc. Voici quelques exemples de catégories que vous pourriez avoir et les noms d'étiquettes pour illustrer :

Catégorie de soumissions/contrats

Exemples de noms d'étiquettes

Avec des termes et conditions différents

  • Contrat avec intérêts pour retard

  • Contrat avec clause d'annulation

  • Etc.

Avec calendriers de paiement seraient différents

  • Contrats 1 seul versement

  • Contrats avec 2 calendriers de paiement

  • Etc.

À être renouvelés manuellement car cas d'exceptions

  • Client à ne pas renouveler

  • Renouvellement par la poste

  • Renouvellement VIP

  • Ajustement prix mi-saison

  • Ajustement pix à modifier

  • Etc.

Grille de soumissions

Une étiquette intitulée Renouvellement sera automatiquement attribuée à chaque soumission renouvelée. Donc, avant de débuter vos renouvellements, il faudra retirer les étiquettes Renouvellement de la saison précédente pour ne pas en oublier. Plannit vous permet de retirer ces étiquettes en lot comme suit :

  • Sélectionner l'icône Filtre à la droite de la barre de recherche.

  • Dans le champ Étiquette, choisir Renouvellement et Appliquer

  • Sélectionner l'ensemble des soumissions et dans la barre orange sélectionnez - Retirer

  • Sélectionner l'étiquette Renouvellement

Faire les renouvellements

Filtrer l'information

À partir de la grille de soumissions, cliquez sur l'icône de Filtres faire vos tris par catégorie/bloc à l'aide des étiquettes que vous avez créées, puis appliquez (voir un exemple ci-bas) :

Sélectionnez vos contrats à renouveler

Cliquez sur le carré à gauche, puis sur le bouton renouveler dans la barre rouge, remplissez les champs (voir ci-bas) puis cliquez sur Suivant.

Valider le calendrier de paiement

Le calendrier qui apparaîtra est celui que vous avez inscrit dans vos paramètres de soumission. Modifiez les dates et/ou autres éléments au besoin et cliquez sur Suivant.

Relier les items de soumission à ceux de votre catalogue

  • Sélectionnez l'item correspondant de votre catalogue de produits et services pour chacun des items de votre renouvellement. Cette étape est très importante surtout si vous êtes connectés à un système comptable et pour éviter l’utilisation d’item qui ne font plus partie de votre liste, qui risquerait de créer des erreurs.

  • Cochez la case "bleu" si vous voulez conserver la même description que vous aviez sur votre contrat de l'année dernière.

  • Cliquez Confirmer, puis confirmer le renouvellement.

Note

Afin de ne pas ralentir votre ordinateur, nous suggérons de ne pas faire plus de 50 renouvellements à la fois. Dès que le processus sera terminé, vous verrez apparaître les étiquettes “Renouvellement” sur les contrats des années/saisons précédentes et le nouveau contrat renouvelé aura le statut "brouillon".

Finaliser les ajustements aux prix et/ou termes et conditions (si nécessaire)

Si vous avez des contrats avec étiquette d'ajustement de prix, filtrez les renouvellements de contrat par ce type d'étiquettes afin d'ajuster le prix comme suit, pour chaque contrat:

Les Termes et conditions qui apparaîtront sur vos vos renouvellements ont été copiés de vos paramètres. Si vous voulez les modifier, vous pouvez le faire en 1 seule étape après avoir sélectionné le bloc désiré comme suit:

Envoyer les renouvellements en bloc

  • Mettez la pagination à 50 par page (pour faciliter cette opération)

  • Filtrez la colonne statut pour Brouillon

  • Sélectionnez toutes les soumissions et cliquez Envoyer dans la barre rouge

  • Confirmez en cliquant sur Oui

Le statut de vos soumissions changera alors pour Envoyer.

Note

Vous auriez pu faire une impression de masse en suivant les étapes ci-haut mais en cliquant sur Imprimer

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