Avant de commencer, nous vous recommandons de lire l'article 📘 Comment créer sa route et l'optimiser afin d'avoir toutes les connaissances pour bien comprendre ce qui suit.
Les routes journalières servent à créer des sorties pour vos employés, qu’elles soient basées sur la planification de votre agenda ou non.
Vous pouvez créer une route journalière de deux façons :
Avec des visites planifiées : Une fois la journée de vos ressources remplie et planifiée de visites dans l’agenda, vous pouvez générer une sortie basée sur cette planification.
Avec des visites non planifiées : Créer une sortie vide, puis assigner des visites qui ne sont pas encore planifiées dans l’agenda.
Créer une sortie avec des visites planifiées
Ceci est la méthode la plus utilisée et permet de prévoir avec vos clients l'heure de votre visite. En revanche, l'optimisation de votre route en termes de trajet parcouru se fera manuellement selon vos connaissances.
💡 Afficher la Carte, elle vous aidera à planifier un horaire logique avec les lieux géographiques des adresses d'intervention.
Voici comment faire :
Dans l'Agenda de Plannit, ouvrir le Planificateur pour voir la liste des visites.
Vous pouvez utiliser les différents outils de recherche pour filtrer et repérer les visites à ajouter dans l'agenda.
Une fois les visites filtrées dans le planificateur, planifier la journée de vos ressources, en glissant les visites à la ressource désirée. Ceci créera des tuiles de visite dans l'agenda.
❗ Pensez au temps de déplacement entre vos visites ! Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps entre chaque visite pour respecter votre horaire et tenir compte des déplacements.
ℹ️ Si vous désirez assigner plus d'une ressource, vous pourrez le faire lors de la création de la sortie.
💡 Vous pouvez, à l'aide de la souris, étendre la plage horaire ou déplacer les tuiles de visite sur l'agenda.
Une fois la journée de votre ressource bien remplie, cliquez sur la petite flèche à côté du nom de la ressource.
Cliquez maintenant sur Nouvelle sortie.
Nommer votre sortie, définissez l'heure de début et de fin de celle-ci, puis assignez d'autres ressources au besoin.
📝 L'heure de début et de fin que vous définissez ici permet de geler l'horaire dans l'agenda uniquement. Elle n'affecte pas la planification de vos visites dans la journée.
Chaque ressource attitrée verra sa journée assignée à la sortie, en fonction de la plage horaire définie.
Cliquez sur la tuile de sortie pour éditer le nom, l'horaire et les ressources assignées.
Vous avez également deux boutons raccourcis pour Ouvrir la sortie ou Modifier la route.
⚠️ Attention! Il faut noter que si vous modifiez votre route et optimisez le trajet, l'optimisation se base sur le trajet à parcourir et non sur les plages horaires prévues avec vos clients! Si vous changez l'ordre des visites sur la route, vous ne serez peut-être pas à l'heure pour vos visites planifiées!
Pour votre employé, dans la section Ma journée de l’application, il retrouvera la sortie qui lui est assignée et pourra l'ouvrir en cliquant sur le nom de la sortie.
💡 Il peut également étendre la liste des visites en utilisant la flèche sur la tuile de la sortie, afin de visualiser et ouvrir une visite précise par exemple.
Créer une sortie avec des visites non planifiées
Cette méthode permet de créer une sortie où des visites seront ajoutées sans planification, permettant ainsi d'optimiser la route et son parcours avant d'annoncer à vos clients un horaire.
Voici comment faire :
Sélectionnez une plage horaire à l'agenda d'une de vos ressources puis cliquez sur Nouvelle sortie.
Nommez votre sortie, ajustez son heure de début et de fin, puis assignez d'autres ressources au besoin.
Dans l'Agenda de Plannit, ouvrez le Planificateur pour voir la liste des visites.
Vous pouvez utiliser les différents outils de recherche pour filtrer et repérer les visites à ajouter à votre sortie.
Sélectionnez vos visites dans le planificateur, cliquez sur le bouton Ajouter à une sortie et sélectionnez la sortie désirée.
ℹ️ Les visites seront automatiquement planifiées sur la période de la sortie. Vous pouvez les laisser ainsi ou les modifier dans une étape subséquente.
Une fois toutes les visites ajoutées à la sortie, cliquez sur la sortie dans l'agenda, puis sur Modifier la route.
Cliquez sur Optimiser et Calculer votre route, puis sauvegardez la avec le bouton Enregistrer.
Voir l'article 📘 Optimiser et calculer une route pour plus de détails.
Vous désirez définir une heure plus exacte sur vos visites et aviser vos clients d'avance?
Pour ce faire, ouvrez la sortie et cliquez sur la tuile d'une visite. Vous pouvez éditer l'heure prévue de votre visite et envoyer une confirmation. Répétez l'opération pour chaque visite.
💡 Voici une autre méthode. Elle consiste à envoyer une communication à tous vos clients inclus dans cette sortie avant de l’exécuter:À l’aide du bouton Actions / Envoyer les communications dans une sortie, ainsi qu'un message préprogrammé, vous pouvez informer vos clients de l’horaire de votre journée. Par exemple : « Vous avez un rendez-vous planifié aujourd’hui avec notre équipe. Nous vous enverrons un message lorsque nous serons en route vers votre adresse. ».
Une fois en route vers votre client, utilisez le bouton En route
dans la visite, vous pourrez ainsi avertir vos clients que vous arriverez prochainement.
Dans la section Ma journée de l’application, votre employé retrouvera la sortie qui lui est assignée et pourra l'ouvrir en cliquant sur le nom de la sortie.
💡 Il peut également étendre la liste des visites en utilisant la flèche sur la tuile de la sortie, pour visualiser et ouvrir une visite précise par exemple.