Avant de commencer, nous vous recommandons de lire l'article 📘 Comment construire sa route et l'optimiser afin d'avoir toutes les connaissances pour bien comprendre ce qui suis.
Les routes journalières servent à créer des sorties pour vos employés, qu’elles soient basées sur la planification de votre agenda ou non.
Vous pouvez créer une route journalière de deux façons :
Avec des visites planifiées : Une fois la journée de vos ressources remplie et planifiée de visite dans l’agenda, vous pouvez générer une sortie basée sur cette planification.
Avec des visites non planifiées : Créer une sortie vide, puis assignez-y des visites qui ne sont pas encore planifiées dans l’agenda.
Créer une sortie avec des visites planifiée
Ceci est la méthode la plus utilisée. Elle permet de prévoir avec vos clients l'horaire auquel vous allez passer, en revanche l'optimisation de votre route en termes de trajet parcouru se fera manuellement selon vos connaissances.
💡 Afficher la Carte, elle vous aidera à planifier un horaire logique avec les lieux géographiques des adresses d'intervention.
Voici comment faire :
Dans l'Agenda de Plannit, ouvrir le Planificateur pour voir la liste des visites.
Vous pouvez utiliser les différents outils de recherche pour filtrer et repérer les visites à ajouter dans l'agenda.
Une fois les visites filtrées dans le planificateur, planifier la journée de vos ressources, en glissant les visites dans la ressource désirée. Ceci créera des tuiles de visite dans l'agenda.
❗ Pensez au temps de déplacement entre vos visites ! Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps entre chaque visite pour respecter votre horaire en tenant compte des déplacements.
ℹ️ Si vous désirez assigner plus qu'une ressource, vous pourrez le faire lors de la création de la sortie.
💡 Vous pouvez, à l'aide de la souris, étendre la plage horaire ou déplacer les tuiles de visite sur l'agenda.
Une fois la journée de votre ressource bien remplie, cliquer sur la petite flèche à côté du nom de la ressource.
Cliquer maintenant sur Nouvelle sortie.
Nommer votre sortie, définissez l'heure de début et de fin de celle-ci et assigner d'autres ressources si requises.
📝 L'heure de début et de fin que vous définissez ici permet de geler l'horaire dans l'agenda uniquement. Elle n'affecte pas la planification de vos visites dans la journée.
Chaque ressource assignée verra sa journée assignée à la sortie, en fonction de la plage horaire définie.
Cliquer sur la tuile de sortie pour éditer le nom, l'horaire et les ressources assignées.
Vous avez également deux boutons raccourcis pour Ouvrir la sortie ou Modifier la route.
⚠️ Attention si vous modifiez votre route et optimisez le trajet! Il faut noter que l'optimisation se base sur le trajet à parcourir et non sur les horaires prévu avec vos clients! Si vous changez l'ordre des visites dans la route, vous ne serez peut-être pas à l'heure pour vos visites planifiées!
Pour votre employé, dans la section Ma journée de l’application, il retrouvera sa sortie assignée à lui, et pourra l'ouvrir en cliquant sur le nom de la sortie.
💡 Il peut également étendre la liste des visites en utilisant la flèche sur la tuile de la sortie, pour visualiser et ouvrir une visite précise par exemple.
Créer une sortie avec des visites non planifiée
Cette méthode permet de créer une sortie ou nous allons ajouter des visites par la suite, permettant ainsi d'optimiser la route et son parcours avant d'annoncer à vos clients un horaire.
Voici comment faire :
Sélectionner une plage horaire à l'agenda d'une de vos ressources puis cliquer sur Nouvelle sortie.
Nommer votre sortie, ajuster l'heure de début et de fin de celle-ci et assigner d'autres ressources si requises.
Dans l'Agenda de Plannit, ouvrir le Planificateur pour voir la liste des visites.
Vous pouvez utiliser les différents outils de recherche pour filtrer et repérer les visites à ajouter à votre sortie.
Sélectionner vos visites dans le planificateur, cliquer sur le bouton Ajouter à une sortie et sélectionner la sortie désirée.
ℹ️ Les visites seront automatiquement planifiées sur la période de la sortie. Vous pouvez les laisser ainsi ou les modifier dans une étape subséquente.
Une fois toutes les visites ajoutées à la sortie, cliquez sur la sortie dans l'agenda puis Modifier la route.
Optimiser et Calculer votre route, puis sauvegardez la avec le bouton Enregistrer.
Voir l'article 📘 Optimiser et calculer une route pour plus de détails.
Vous désirez définir une heure plus exacte sur vos visites et avisez vos clients d'avance?
Pour ce faire, ouvrir la sortie puis cliquer sur la tuile d'une visite. Vous pouvez éditer l'heure prévue de votre visite et envoyer une confirmation. Répéter l'opération pour chaque visite.
💡 Nous vous suggérons une autre méthode. Elle consiste à envoyer une communication à tous vos clients inclus dans cette sortie avant de l’exécuter.À l’aide du bouton Actions / Envoyer les communications dans une sortie, et d’un message préprogrammé, informez vos clients de l’horaire de votre journée. Par exemple : « Vous avez un rendez-vous planifié aujourd’hui avec notre équipe. Nous vous enverrons un message lorsque nous serons en route vers votre adresse. ». Une fois en route vers votre client, utilisez le bouton En route
dans la visite, vous pourrez ainsi avertir votre client que vous arriverez prochainement.
Pour votre employé, dans la section Ma journée de l’application, il retrouvera sa sortie assignée à lui, et pourra l'ouvrir en cliquant sur le nom de la sortie.
💡 Il peut également étendre la liste des visites en utilisant la flèche sur la tuile de la sortie, pour visualiser et ouvrir une visite précise par exemple.
📚 Voir aussi