Routes vous permet de créer des routes récurrentes en seulement quelques clics, d'optimiser vos déplacements avec GPS et de garder la trace des données pour chaque sortie.
Qu'entendons-nous par des routes récurrentes?
La fonctionnalité Routes aide à planifier des déplacements récurrents, donc que vous allez devoir répéter plusieurs fois, à un grand nombre d'adresses et où les activités qui doivent y être effectuées sont de même type. Par exemple:
Routes saisonnières et/ou à une fréquence pré-établie i.e. pour la tonte de gazon, la fertilisation, ouverture ou fermeture de terrains, etc.
Routes aux passages en fonction d'un événement récurrent tel la température i.e. déneigement, le pelletage, etc.
Routes régulières i.e. livraisons, entretien mensuel, collectes de bacs, etc.
Note
Le bon de travail se crée au moment que vous démarrez la route récurrente, donc ce type de route s'adresse au service dont vous n'avez pas besoin d'information sur votre bon de travail avant de commencer celle-ci
Préparer l'information avant la création d'une route
Avant de créer une route, nous vous recommandons de vous assurer:
que les adresses de vos contacts sont géo-localisées afin que celles-ci puissent apparaître sur la carte de la route Cliquez ici pour consulter le guide : Géo-localiser l'adresse d'un contact
que vous avez associé les étiquettes à vos contacts (si nécessaire) pour filtrer l'information rapidement (ex.: Secteur 1, Quartier XXX, Collecte du mardi, etc.).
Cliquez ici pour consulter le guide: Utiliser les étiquettes
Note
Nous vous suggérons de créer vos contrats reliés à vos routes avant de créer celles-ci. Ainsi toutes vos visites générées lors du démarrage de vos routes seront reliées à votre contrat, donc dans le même dossier de job.
Créer une route
Étape 1: Définir les paramètres de votre route
À partir de Routes, cliquez sur le bouton +Route puis cliquez sur l'onglet Informations
Dans la section Paramètres de la route
Nommez la route pour la repérer facilement (ex.: Route secteur A, etc.)
Assignez la route à l'employé qui exécutera cette route (ceci peut-être changé par la suite)
Sélectionnez le "service par défaut" (ex.: pelletage, salage, etc.)
Un avis sonore à l'entrée dans la zone GPS peut aussi être activé si désiré, si vous utiliser le repérage automatique.
Dans la section Paramètres de géorepérage
Activez le bouton Compléter les visites automatiquement (une fois activé, la visite ouvrira lorsque le téléphone/camion entrera dans le cercle géo-localisé et se fermera automatiquement lorsqu’il en ressortira).
Dans la section Paramètres de communication
Choisissez d'envoyer les communications:
Envoyer les alertes de neige simultanément à toutes les adresses
Envoyer les alertes en temps réel soit 2, 3, 4 ou plus d'adresses à l'avance
Note
La distance, le rayon et le délai ont déjà été pré setter afin que l'application fonctionne bien. Contacter le service à la clientèle si vous avez des questions à propos de ces réglages.
Étape 2: Assigner l'adresse de départ de la route
Par défaut, l'adresse de départ est celle indiquée dans vos paramètres Entreprise.
Pour faire partir la route à partir d'une autre adresse, par exemple, celle du domicile d'un de vos employés, cliquez sur Adresses dans la bande bleue, puis:
Cliquez sur la ligne de l'adresse pour ouvrir la fenêtre
Insérez la nouvelle adresse et sélectionnez celle proposée par Google pour la géo-localiser
Enregistrez
Étape 3: Filtrer la liste des adresses à insérer dans votre route
Cliquez sur Filtres en haut à droite
Remplissez les champs en fonction des deux critères suivants :
Vous n'avez pas de contrats/devis liés à vos routes, remplissez les sections 1 et 3 le cas échéant.
Statut du contact : actif ou supprimé
Étiquette du contact : (région, ville, type de service...)
Exclure les étiquettes de contact
Date de création du contact
Vous avez fait des soumissions liées à vos routes, veuillez remplir les sections 2 et 3.
Statut de la soumission (généralement accepté)
Date de la soumission (intervalle de dates des soumissions pour garantir des années correctes)
Étiquette de la soumission (ne mettre qu'un seul libellé à la fois)
Items de la soumission (important, c'est ce qui permettra de relier vos visites à votre dossier de travail)
Truc et astuces
Pour repérer vos adresses plus rapidement dans vos tris, nous vous recommandons 2 options:
Option 1: pour des routes par secteur ou par critère de service utilisez des étiquettes assignées à vos contacts pour vos filtres (ex.: Secteur A, Collecte du mardi, etc.
Option 2: pour des routes créées à partir de soumissions ou contrats acceptés, utilisez les items de soumission pour vos filtres (ex.: "package 2023 fertilisation", "Déneigement saison 2023", etc.)
Étape 4: Sélectionner les contacts à insérer dans la route
Cochez la case à gauche de Contact pour sélectionner l'ensemble de la liste
Décochez les adresses qui ne devraient pas faire partie de la route au besoin (ex.: l'adresse de facturation, etc.)
Toutes les adresses sélectionnées vont automatiquement apparaître dans l’onglet Adresses à gauche de votre écran.
Truc et astuces
Nous recommandons un nombre maximal d'adresses par route d'environ 125 pour une utilisation optimale de l'application.
Étape 5: Optimiser la route
Cliquez sur le bouton Actions
Sélectionnez Optimiser la route
Cliquez sur Enregistrer
Les adresses se répartiront automatiquement dans l'ordre optimal proposé par Google Maps.
Truc et astuces
Pour modifier l'ordre d'une visite dans votre route manuellement, cliquez sur les 3 lignes à gauche de l’adresse (maintenir le clic de la souris), déplacez à la position désirée, cliquez sur calculer la route dans le bouton Actions et Enregistrer
Démarrer une route
Une route démarrée devient automatiquement une Sortie.
Celle-ci peut être démarrée par un administrateur/gestionnaire et/ou par l'employé auquel la route a été assigné:
À partir de Routes, cliquez sur la route désirée
Cliquez sur Démarrer
Les adresses iront alors s'inscrire dans la page Ma Journée du technicien.
Le technicien n'aura qu'à se rendre à la première adresse et continuer la route jusqu'à exécution. Pour mettre une route en pause, le technicien n'aura qu'à aller dans Actions et appuyer sur Mettre en pause, ainsi que plusieurs autres options.
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Envoyer des communications au démarrage de la route
Pour faire l'envoi des communications:
À partir de l'onglet Routes, cliquez sur la route désirée
Dans le bouton Actions, sélectionnez Modifier
Cliquez sur l'onglet Informations, défilez vers le bas et faites votre choix :
a. Envoyer les alertes de neige simultanément à toutes les adresses
b. Envoyer les alertes en temps réel soit 2, 3, 4 ou plus d'adresses à l'avance
Cliquez sur Enregistrer
Cliquez sur Démarrer
Dans le bouton Actions, sélectionnez Envoi des communications
Note
Si vous désirez partir votre communication la veille de votre route, vous n'avez qu'à la mettre sur la Pause dans le bouton Actions jusqu'au lendemain.
Voir où sont rendus les employées durant l'exécution de la route
Pour que vous soyez en mesure de suivre les déplacements de vos employé durant l'exécution d'une route, ils devront au préalable avoir autorisé la notification GPS sur leur appareil mobile. Pour plus d'information sur comment activer cette fonctionnalité:
Une fois cette fonctionnalité activée, voici comment repérer les camions en temps réel, pour bien gérer vos opérations:
Le point bleu indique la position du téléphone de votre employé. Il se déplacera sur la "map" de façon automatique (si vous avez activé la fonction d'ouverture et de fermeture de visite automatisée) ou au moment où l'employé débutera et fermera ses visites manuellement.
Les "bulles" sont les emplacements géo-localisés de vos adresses d'intervention. Celles-ci passeront du "gris" au "vert" au moment où la visite sera terminée (i.e. lorsque le téléphone quittera le rayon ou que l'employé aura appuyé sur "terminé").
Pour voir l'information reliée à une visite terminée, cliquez sur la "bulle" et la fenêtre ouvrira avec l'adresse et l'heure du début et de fin de la visite.
Voir où ont été les employés après l'exécution de la route
À partir de Routes, cliquez sur l'onglet Sorties (en haut à droite) puis:
Ouvrir la route pour laquel vous voulez regarder le traçage;
Cliquez sur le bouton Actions
Sélectionnez Afficher la trace
Lorsque le traçage s'affiche, vous pourrez voir:
chacune des adresses exécutées en vert avec le numéro correspondant à la séquence d'exécution (NOTE: les visites non-effectuées seront en gris);
le détail relié à l'exécution à chaque adresse en cliquant sur le point le point de géolocalisation. Une fenêtre ouvrira et affichera le nom de l’employé ainsi que l’heure à laquelle la visite a été effectuée.
Note
Le traçage peut prendre quelques secondes à s’afficher en fonction du nombre d'adresses sur votre route.
Analyser l'information sur une route après chaque sortie
Après chaque sortie, vous aurez accès aux statistiques suivantes sur votre route:
nombre d'adresses complétées
durée et distance parcourue
Pour analyser l'information sur une route donnée:
À partir de Routes, cliquez sur l’onglet Sorties
Cliquez sur Affichage, cochez les cases désirées pour que ces colonnes soient affichées dans la grille
Recherchez par nom de route que vous désirez analyser. Vous pourrez également analyser plusieurs Sorties à la fois. L'information sera affichée sur la grille
Trucs et astuces additionnels pour vos routes:
Si vous faites des renouvellements, utilisez une année dans le nom des items de vos soumissions (ex.: Déneigement 2023, Fertilisation été 2023, etc.)
Si vous séparez les items qui requièrent des types d'interventions différents sur vos soumissions (ex.: Forfait Plus, Fertilisation, Digitaire, Vers blancs..)
Pour vous permettre de trier facilement les contacts pour la création de vos routes.
Et pour donner le plus d'informations à vos techniciens sur les travaux/tâches à exécuter sur chaque visite.
Nous vous recommandons d'ajouter des étiquettes sur vos contacts avec les noms des travaux/tâches afin de les voir sur vos tuiles de visite rapidement durant l'exécution de la route.
Vous pouvez vous servir de vos étiquettes pour vous aider à filtrer les contacts de vos routes pour vos besoins spécifiques. Les filtres vous donnent l’opportunité d’utiliser les étiquettes de vos soumissions(contrat de service) ou de vos contacts. Voici quelques cas d’utilisation:
Secteur
Annuel, mensuel, bi-mensuel
Automne, Printemps
Entretien gazon, déneigement
Moustique, stations parasitaires
Forfait 1, forfait 2, forfait 3
etc….